Elaborando indicadores relevantes ao negócio

Seguindo a proposta do blog em oferecer dicas práticas para a construção e manutenção do planejamento estratégico da sua empresa, falaremos neste post sobre a identificação e avaliação da importância dos indicadores da sua empresa.

Uma vez definida a proposta de visão da empresa e definidas as estratégias principais para seu alcance, chegou a hora de identificarmos as métricas para a composição dos indicadores que irão permitir o monitoramento dos resultados atrelados aos objetivos. Há quatro premissas principais que devem ser seguidas ao elaborar um indicador. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas.

 

1. O indicador precisa ser claramente descrito

Indicadores precisam ser claramente descritos e devem ser didáticos com quem lida com eles. Todas as demais informações descritas nos pontos seguintes a este, devem ser contempladas na descrição do indicador. O gestor e responsáveis precisam entender os impactos refletidos nos objetivos estratégicos, a origem dos dados ou fórmula, direção da informação (quanto mais melhor ou quanto mais pior), etc.

Se você não conseguir descrever plenamente o que o indicador mede e todas as informações relacionadas, será impossível obter total entendimento dos seus impactos no negócio e terá pouca utilidade no planejamento estratégico. Você deverá conseguir afirmar as seguintes informações para qualquer indicador:

  • Título: Nome do indicador para fácil identificação (geralmente de 3 a 7 palavras).
  • Descrição: Para que serve o indicador e quais objetivos ele impacta?
  • Responsável: Quem é o responsável por garantir que as metas do indicador sejam atendidas e que as informações sejam atualizadas?
  • Origem de dados: De onde vem a informação? Quais métricas compõem a meta e o resultado? Qual o cálculo a ser realizado?
  • Direção: Quanto mais melhor (faturamentos, clientes, etc)? Ou quanto mais pior (despesas, custos, falhas)?
  • Frequência: Com qual frequência tenho condições de obter as informações?
  • Escopo: Quais tipos de informações são consideradas, segmentos de mercado, produtos, intervalos de datas, etc.

Tendo todas as informações em mãos, será possível definir a Aplicabilidade do indicador dentro do plano estratégico a ser cumprido.

 

2. O indicador precisa ter uma fonte de dados clara

É preciso avaliar a fonte dos dados que alimenta o indicador e todas as etapas pelas quais tais informações passam. Se a alimentação é manual, quem a executa? De onde a informação é coletada? E se a alimentação é automatizada, quem dá manutenção nos processos de integração? Os sistemas de origem são confiáveis?

Perceba que quanto mais estágios e pessoas manipularem determinados dados antes de chegar ao indicador, mais riscos devem ser considerados que impactam diretamente na disponibilidade da informação. Por isso da importância de ter clareza quanto as fontes de dados que compõem um indicador e de toda a cadeia de processos que as manipula.

 

3. O indicador precisa ter um responsável

Já diz o velho ditado: “Quando todos são responsáveis, ninguém é”. Mesmo que um determinado indicador represente os resultados de toda uma equipe ou um departamento, é preciso indicar uma pessoa que represente todo o grupo de pessoas. Essa pessoa terá a responsabilidade de garantir o engajamento dos demais para o alcance das metas.

Nem sempre é fácil definir a responsabilidade de um indicador, principalmente se os processos não estão bem descritos. Essa etapa de análise, auxilia também a repensar os processos internos de modo a facilitar a gestão e a coleta de métricas.

É essencial que a organização demonstre aos seus colaboradores como que o alcance dos objetivos estratégicos, auxilia no atingimento da visão da empresa e consequentemente, promove o crescimento do próprio colaborador. Essa comunicação gera um comprometimento natural na equipe e permite que o responsável tenha maiores condições para garantir os resultados estipulados nas metas.

 

4. O indicador precisa ter sua relevância avaliada

A relevância de um determinado indicador, pode ser feita com base nos 3 pontos anteriores descritos aqui no post, considerando a aplicabilidade do indicador, a disponibilidade de dados e da possibilidade de responsabilização. Com essas informações em mãos, é possível compor uma tabela, semelhante a seguinte:

Para podermos concluir se um indicador é relevante ou não, podemos utilizar as seguintes regras:

  • Indicadores com aplicabilidade “baixa”, devem ser descartados ou utilizados apenas como métricas que baseiam outros indicadores realmente importantes.
  • Indicadores com aplicabilidade “média”, devem ser considerados somente se houver alta disponibilidade de dados ou alta disponibilidade de responsáveis.
  • Todos os indicadores com aplicabilidade “alta” devem ser considerados relevantes, mesmo que isso signifique investir em métodos de obtenção dos dados ou qualificação de responsáveis, pois esses indicadores possuem alto valor agregador ao planejamento estratégico.

Conclusão

A correta definição dos indicadores por meio da análise de relevância, pode gerar um esforço inicial bastante elevado, principalmente durante a elaboração do primeiro ciclo de planejamento estratégico onde todos os indicadores são novos e há muitas dúvidas quanto a sua aplicabilidade. Mas todo esse esforço vale a pena para manter o planejamento enxuto com métricas realmente influentes aos objetivos estratégicos.

O método aqui descrito não é regra absoluta, afinal, cada gestor terá seu próprio ponto de vista a respeito da aplicabilidade de um determinado indicador e isso varia de negócio para negócio. O importante é perceber que vale a pena pensar a respeito de qualquer indicador, antes que sua implementação seja efetuada. Isso auxilia para que o planejamento estratégico realmente contribua com informações relevantes.

Referências:

KEYTE, C. How to Develop Meaningful Key Performance Indicators: A step by step Guide. 4 ed.  INTRAFOCUS, 2014

Créditos da imagem de capa: freepik.com

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